Så går en insats till – från ansökan till beslut om stöd från Sida

En insats är Sidas benämning på ett projekt eller program som får stöd genom det svenska utvecklingssamarbetet. Organisationer kan söka stöd från Sida för olika typer av biståndsinsatser.

Processen för att söka stöd kan variera beroende på vilken typ av stöd det rör sig om, men mycket är gemensamt för alla insatser.

Processen från förslag till beslut om en biståndsinsats består vanligtvis av sex steg:

1. Ett inledande programförslag lämnas till Sida.
2. Sida bedömer om insatsen uppfyller grundläggande krav.
3. En fullständig ansökan lämnas in.
4. Sida gör en fördjupad bedömning av insatsen.
5. Sida beslutar om insatsen ska få stöd.
6. Sida och samarbetsorganisationen tecknar avtal.

En möjlig samarbetsorganisation skickar in ett kortfattat programförslag, en så kallad concept note. Den beskriver insatsens mål, en vision för hur den önskade förändringen ska ske (förändringsteori) och den innehåller också ett utkast till budget.

Det är ofta Sida som begär in programförslaget. Utifrån detta förslag avgör Sida om insatsen är relevant i förhållande till den strategi som styr utvecklingssamarbetet. Vi bedömer också om insatsen har ett mervärde i relation till våra övriga insatser.

När programförslaget har kommit in gör Sida en beredningsplan. Det betyder att vi utvärderar att insatsen uppfyller ett antal grundläggande krav:

• Insatsen måste vara relevant i förhållande till en strategi beslutad av Sveriges regering. Det måste även finnas utrymme i strategin, både strategiskt (insatsen har ett mervärde i relation till andra insatser inom samma strategi) och vad gäller tillgängliga pengar.
• Organisationen måste ha de formella förutsättningarna för att ingå bindande avtal och får inte förekomma på Europeiska unionens sanktionslista.
• Insatsen måste ligga inom ramen för OECD/DAC:s definition av vad som räknas som bistånd.
• Sida säkerställer att bistånd inte ges till aktörer som bedriver eller stödjer oönskad verksamhet, enligt regeringens förordning med instruktion för Sida (15 maj 2025).

I vissa fall måste Sida tillämpa EU:s statsstödsregler. Detta gäller om en samarbetsorganisation har ekonomisk verksamhet på EU:s inre marknad. Syftet är att inte snedvrida konkurrensen genom att ekonomiskt gynna vissa aktörer eller en viss produktion.

Att en insats uppfyller de grundläggande kraven innebär inte automatiskt att den får stöd från Sida.
Sida kan välja att inte gå vidare med beredningen eller att inte ingå partnerskap med organisationen.

• Frågor och svar om stärkt kontroll av antidemokratisk verksamhet
• Europeiska unionens sanktionslista på EU:s webbplats
• Om definitionen av bistånd på OECD/DAC:s webbplats

För att kunna bereda insatsen behöver Sida sedan en fullständig ansökan. Det kan vara ett längre programdokument, en strategi för insatsen eller liknande. Ansökande organisationer väljer själva format för ansökan och för rapportering, verktyg och metoder.

Om Sida bedömer att den föreslagna insatsen lever upp till de grundläggande kraven genomför vi en fullständig beredning av insatsen enligt en särskilt process.

I beredningsfasen har Sida möjlighet att lära sig mer om den tilltänkta samarbetsorganisationen. Samtidigt får organisationen information om de krav och förväntningar som Sida har.

Sida analyserar insatsen utifrån följande bedömningsområden:

• Principerna för utvecklingseffektivitet: Förslaget måste till exempel ha utformats på ett sätt som tar hänsyn till det mottagande landets och medborgarnas egna utvecklingsmål.
• Mål och förändringsteori: Är det troligt att insatsen leder till den förändring som behövs och har den stöd av de grupper som påverkas, så att resultaten kan leva vidare efter att insatsen är avslutad?
• Budget: Är den realistisk och kostnadseffektiv, och är de planerade budgetposterna relevanta?
• Samarbetsorganisationens kapacitet: Har den kunskap, resurser, organisatorisk struktur, relationer med andra aktörer och arbetssätt som krävs för att uppnå insatsens mål, följa upp och lära, samt säkerställa god intern kontroll?
• Anti-korruption: Finns det risk för korruption i insatsen, och hur planerar samarbetsorganisationen att hantera den?

Sida gör en helhetsbedömning av programförslaget. Om det behövs kan Sida stödja samarbetsorganisationens kapacitetsutveckling på de områden där vi i dialog med organisationen bedömer att den behöver bli starkare.

Sida gör också en riskbedömning av insatsen och förbereder en uppföljningsplan.

Den analys som görs genom beredningen ligger till grund för beslutet om insatsen ska beviljas stöd eller inte.

Beslutet är ett formellt dokument som slår fast om Sida ska stödja en insats med finansiellt bidrag eller inte. Beslutet innehåller en tydlig beskrivning av varför Sida beslutat att stödja initiativet.

När Sida har fattat beslut om att stödja en insats signerar samarbetsorganisationen och Sida ett insatsavtal. Insatsavtalet är det dokument som formellt anger de krav och åtaganden som ställs både på Sida och samarbetsorganisationen.