Sidas vägledning för samarbetet med partnerorganisationer inom CSO-strategin

Alternativa betalvägar avser betalningslösningar som kan användas när ordinarie överföring till genomförandepartens bankkonto inte är möjlig, lämplig eller genomförbar. Det kan exempelvis handla om situationer där fungerande banksystem saknas eller där säkerhetsläget omöjliggör ordinarie betalningar.

Enligt Sidas allmänna villkor, artikel 9.6, ska utbetalning till en genomförandepart göras genom banköverföring, och medlen ska hållas på ett bankkonto. Genomförandepartens bankkonto ska tecknas av två personer gemensamt.

Användning av alternativa betalvägar får endast medges efter särskild bedömning. Sida kan, efter bedömning, bevilja undantag för användning av alternativa betalvägar. Alternativa betalvägar ska användas restriktivt, och enbart i de fall då inga andra alternativ för att genomföra verksamheten bedöms möjliga.

Banköverföringar är den mest vedertagna och säkra metoden för att överföra pengar internationellt. Att använda banker innebär även en lägre risk för penningtvätt och finansiering av illegal verksamhet. Eftersom alternativa betalvägar kan innebära förhöjda risker ställs höga krav på kontroll, dokumentation och uppföljning.

Om samarbetsparten har behov av undantag för att använda alternativa betalvägar, eller har frågor om vad som gäller, ska Sida kontaktas. Se även bilaga 1 för mer information.

Samarbetsparten ska inkomma med arbetsplaner enligt vad som anges i de Särskilda villkoren. Den ska ha direkt samband med Projektdokumentet/Ansökan och innehålla uppgifter om planerade aktiviteter och mål samt en tidsplan för den kommande rapporteringsperioden.

För samarbetsparter som vidareförmedlar till många organisationer bör arbetsplanen vara på en övergripande nivå och inkludera aktiviteter på en aggregerad nivå. Se Sidas riktlinjer för arbetsplan och budget för ytterligare information.

Guidelines for work plan and budget

I de fall samarbetsparten vidareförmedlar bidrag ska de internationellt överenskomna principerna för bistånds- och utvecklingseffektivitet följas. Sida bedömer hur principerna har integrerats med fokus på:

Nationellt/lokalt ägarskap. Det är viktigt att organisationerna är väl förankrade i de sammanhang de verkar i samt agerar med legitimitet och representativitet i förhållande till verksamhetens målgrupp. Projekt/program ska baseras på genomförandeparternas egna prioriteringar (t.ex. deras strategiska planer) och av dem identifierade behov. Dessa bör i sin tur relatera till nationella utvecklingsplaner eller liknande i de fall det är möjligt. För att stärka lokalt ägarskap ska Sida också arbeta för att öka andelen stöd som når lokala organisationer i länder berättigade till ODA enligt strategin. Se vidare under Nyckeltal i avsnittet BUDGET.

ODA recipients: countries, territories, and international organisations

Fokus på resultat. Alla aktörer ska fokusera på att uppnå och följa upp fastställda mål och ta ansvar för att förbättra resultaten genom att kontinuerligt och systematiskt dra lärdomar från genomförandet av verksamheten.

Inkluderande partnerskap. Prioriteringar och mål ska definieras i en inkluderande process där olika aktörer i samhället får möjlighet till meningsfullt deltagande. Alla intressenters olika behov, erfarenheter och kompetenser ska tas tillvara i samarbetet.

Transparens och gemensamt ansvarsutkrävande.Utvecklingssamarbetet ska vara transparent och genomföras under alla inblandade parters gemensamma ansvar. Alla parter ska kunna ställa varandra till svars, till exempel vid misstänkt korruption eller om något inte fungerar som det ska.

Anpassning till genomförandepartens egna system för planering, genomförande, uppföljning och rapportering.

Flexibel och förutsägbar finansiering. Genomförandeparter behöver ges förutsättningar att anpassa verksamheten vid behov bl.a. utifrån förändringar i kontexten. Genomförandeparter ska ges möjlighet till strategisk planering genom längre avtalsperioder. Vad gäller finansieringsform förespråkas i första hand en programbaserad ansats (i form av kärnstöd eller programstöd) för stärkt ägarskap hos genomförandeparten.

Harmonisering och samordning med andra givare av stöd till genomförandeparter i syfte att minska deras administrativa belastning. Flera av Sidas samarbetsparter bör inte finansiera en och samma genomförandepart, om behov och mervärde av detta inte tydligt kan motiveras.

Se Sidas vägledning gällande budget och finansiell rapportering för program och kärnstöd.

Budget and financial reporting: Project/Programme support

Budget and financial reporting: Core support 

För samarbetsparter som vidareförmedlar godkänner Sida en total budget på övergripande nivå. Dock bör samarbetsparter själva ha budgetar på en detaljerad nivå som möjliggör en analys av kostnadernas rimlighet på årsbasis i förhållande till de resultat som förväntas uppnås. Sida har ingen obligatorisk budgetmall. Organisationens egen mall kan användas. För att Sida ska kunna göra en bedömning av budgeten finns det dock vissa budgetposter som behöver ingå, se bilaga 2 för exempel på budgetuppställning.

Se även avsnittet om Nyckeltal samt bilaga 3 angående nyckeltal. Den finansiella rapporten ska göras enligt samma struktur som budgeten. Budgeten ska presenteras i den valuta som organisationen bokför i, det vill säga svenska organisationer budgeterar i svenska kronor och övriga organisationer budgeterar i lokal valuta men även Sidas bidrag behöver specificeras i svenska kronor. Aktuell växelkurs ska inkluderas.

Direktimplementerande samarbetsparter kan utgå från budgetexemplet i bilaga 2 även om budgeten generellt är på en mer detaljerad nivå per aktivitet, det vill säga aktivitetsbaserad budget kan inkluderas. Sida har inget krav på rapportering av nyckeltal för direktimplementerande samarbetsparter.

För svenska samarbetsparter som har avtal med Sida-bidrag om högst 5 miljoner kronor per år ges exempel på budgetmall i samband med utlysningen

Intäkter

Följande information om intäkter bör framgå i budgeten:

• Sidas bidrag.
• Samarbetsparter med hemvist i icke-ODA-land som får bidrag från CSO-anslaget för sitt utvecklingssamarbete ska finansiera minst 15 % av verksamheten med egna medel. Miniminivån på egna medel fastställs i strategin.

Egna medel får endast utgöras av likvida insamlade medel till exempel i form av gåvor, sponsring, medlemsavgifter, lotteriintäkter och intäkter från försäljning av varor [1] och tjänster [2]. Egna medel får inte finansieras genom andra offentliga medel.

Om ett högre belopp än 15 % är inlagt som egna medel i den avtalade budgeten så är detta bindande och kan inte ändras utan godkännande av Sida.

Det finns inget krav på Egna medel för samarbetsparter som är baserade i länder berättigade till ODA.

ODA recipients: countries, territories, and international organisations | OECD

Kostnader

Sida beviljar bidrag till Direkta och Indirekta kostnader. Följande information bör framgå för respektive kategori:

Direkta kostnader

Kostnader för aktiviteter och personal som är direkt relaterade till utvecklingssamarbetet bör fördelas (exempelvis genom underrubriker) mellan:

• utbetalningar till genomförandeparter i länder som är berättigade till ODA (gäller enbart vidareförmedlande samarbetsparter).

ODA recipients: countries, territories, and international organisations | OECD

• utbetalningar till genomförandeparter i länder som inte är berättigade till ODA (gäller enbart vidareförmedlande samarbetsparter)
• direkta kostnader hos samarbetsparten

Kostnader hos samarbetspart bör indelas i relevanta underrubriker som till exempel löne- och resekostnader, direkta aktivitetskostnader, kostnader för kapacitetsstöd till genomförandepartner, kostnader för påverkansarbete, uppföljning och rapportering, utvärdering, revision av hela programmet och kostnader för regionkontor/landkontor.

Sida godkänner inte poster för oförutsedda eller ”övriga” kostnader. Däremot kan det finnas budgetposter som är mindre tydligt definierade såsom t.ex. utlysningar, innovativa projekt, akutfonder etc. där det råder en större ovisshet om hela budgetposten kommer att användas eller inte. För att Sida ska kunna godkänna detta krävs det att samarbetsparten inkommer med riktlinjer eller kriterier för hur denna budgetpost ska användas. Om uppföljning och rapportering skiljer sig från hur övriga medel ska rapporteras behöver även det specificeras. Om budgetposten innebär ett större risktagande ska det framgå hur samarbetsparten kommer att hantera dessa risker. Ett särskilt villkor kring återrapportering av användningen av budgetposten kommer även att inkluderas i avtalet med Sida.

Vad gäller stöd till informella aktörer se avsnittet om VIDAREFÖRMEDLING AV MEDEL.

Vad gäller inkludering av Egeninsats för EU eller andra utvecklingsfinansiärer i budget, se avsnittet EGENINSATS EU ELLER ANDRA UTVECKLINGSFINANSIÄRER.

Indirekta kostnader

Indirekta kostnader är kostnader som inte är direkt relaterade till program- och projektaktiviteterna men som indirekt stödjer dessa, så som ekonomipersonal, ledning, juridiskt stöd, IT, hyra, kompetensutveckling av samarbetspartens anställda och kontorsmaterial.

Det är vanligt att organisationer använder sig av en fördelningsnyckel för indirekta kostnader (overhead), det vill säga en beräkning av fördelning av kostnadstäckning av indirekta kostnader. I dessa fall behöver Sida ta del av denna modell. Det är viktigt att alla kostnader går att härleda till verksamhet som uppbär Sida-stöd och att de går att verifiera.

Indirekta kostnader hos genomförandeparter ses som direkta kostnader likaså kostnader för region- och landkontor.

Ej ersättningsgilla kostnader

I Allmänna villkoren i avtalet med Sida så framgår i artikel 8.2 vad som gäller för kostnader som inte är ersättningsgilla. Utöver det så är Sida restriktiv med att godkänna bonus på lön. Se även artikel 6.3 i Allmänna villkoren angående valutakursvinst och förlust.

Nyckeltal

Organisationer baserade i länder som inte är berättigade till ODA måste rapportera på ett antal nyckeltal i budgeten och den finansiella rapporten. Den totala budgeten inkluderar Egna medel och ska ingå i nyckeltalen. Formuläret kan bifogas som en bilaga till budgeten eller inkluderas i budgeten. Se bilaga 3 Nyckeltal.

Nyckeltal 1

Ska inkludera totala utbetalningar till genomförandeparter i ODA-länder som sker via ett formellt avtal. Betalningar till land-, regional- och huvudkontor inom organisationen eller mellan nationella/regionala organisationer i ODA-länder och deras lokala filialer bör inte inkluderas i detta nyckeltal [3].

Nyckeltal 2

Ska inkludera kostnader som inte betalas till genomförandeparter i ODA-länder men som ändå direkt stärker deras kapacitet. Detta kan inkludera kostnader för utbildning, konsultverksamhet, tekniskt stöd som direkt påverkar genomförandeparters förmåga att agera självständigt och effektivt. Beloppen i nyckeltal 2 ska fördelas baserat på var kostnaderna uppstår. Det kan också omfatta direkt stöd till informella aktörer som inte kan ingå avtal och därför inte ingår i nyckeltal 1.

Kostnader för förberedelser, administration, uppföljning och revision av partners aktiviteter ingår inte i nyckeltal 2, även om dessa åtgärder indirekt kan stärka partnerns kapacitet. Sådana kostnader bör inkluderas i organisationens egna direkta och indirekta kostnader.

Nyckeltal 3

Direkta och indirekta kostnader för genomförandeparter ingår inte i nyckeltal 3. Kostnader bör specificeras så att det tydligt framgår vilken kostnader som hör till huvudkontoret, regionkontor och landkontor. Eventuella kostnader som behålls av partners utanför ODA-länder bör också specificeras och rapporteras. Kostnader i nyckeltal 2 är exkluderade i nyckeltal 3.

Kostnader i hemlandet och ODA-länder

Samarbetsparter baserade utanför ODA-länder ska rapportera hur mycket av budgeten som avsätts för kostnader för genomförandeparter i ODA-länder och hur mycket som avsätts för kostnader i hemlandet, det vill säga icke ODA-land.

Budgetrevidering

I avtalet anges när uppdaterad budget ska inkomma till Sida. Detta är oftast en gång per år men kan även vara i samband med rekvisition eller när samarbetspart finner det nödvändigt. Beloppsgräns för när Sida behöver godkänna budgetförändringar framgår av avtalet. Notera dock att förändringar i budgetposten för löner och arvoden samt indirekta kostnader ska alltid godkännas av Sida oavsett belopp som ändras. Den reviderade budgeten ska upprättas i samma format som den godkända budgeten i avtalet. Det ska tydligt framgå vad som är den avtalade budgeten och vad som är det nya budgetförslaget. Balanser från föregående år ska tydligt synas i uppställningen.

Om balanserna är stora eller om samarbetsparten av någon anledning förutser att inte hela budgeten kommer att kunna användas under innevarande år finns möjlighet att omfördela mellan åren. Det är dock viktigt att föra dialog med Sida kring detta då det är beroende av befintligt budgetutrymme. Större förändringar i den uppdaterade budgeten bör alltid förklaras narrativt. Specificera från och till vilka budgetposter medel har flyttats.

[1] Avser varor som inte producerats och/eller köpts med medel från Sida.

[2] Eget arbete kan inte utgöra del av egna medel.

[3] Enligt OECD/DAC:s toolkit “Funding Civil Society in Partner countries” (2023): Provider country or international CSOs from the global North that are either based in provider or other global North countries or have branches or bases in partner countries are not considered as partner country CSOs, even if they operate in partner countries.

Inom CSO-strategin kan medel användas till att finansiera svenska samarbetsparters egeninsats då medel söks inom ramen för EU:s utvecklingsbistånd eller andra utvecklingsfinansiärer. Syftet är att stärka svenska organisationers kapacitet att diversifiera sin finansiering.

Möjligheten har funnits sedan tidigare men då enbart gällt finansiering av egeninsats för EU-finansierade projekt. Nu inkluderas även andra utvecklingsfinansiärer. Med andra utvecklingsfinansiärer menas statliga organ som ger offentligt bistånd till ODA-länder  eller multilaterala institutioner som ger ekonomiskt stöd för att främja utveckling i utvecklingsländer, hädanefter ”givare”.

ODA recipients: countries, territories, and international organisations | OECD

Begreppet ”Egeninsats” i denna text refererar till de medel som samarbetsparter själva behöver bidra med till de projekt där medel har sökts ifrån EU eller andra givare. Egeninsatsen utgör del av dessa projektet. Detta ska inte förväxlas med begreppet ”Egna medel” som refererar till de 15 % som Sidas samarbetspart behöver bidra med i avtal med Sida.

Hantering av dessa medel:

• Ett krav för att CSO-anslagsposten ska finansiera detta är att projekten är i linje med CSO-strategin samt bidrar till de övergripande målen för samarbetspartens program.
• Egeninsats i projekt finansierade av EU eller andra givare (hädanefter kallat ”Egeninsats”), inkorporeras i samarbetspartens befintliga avtal med Sida genom att en särskild budgetpost preciseras för detta ändamål. I budgetposten ska samtliga Egeninsatser ingå. Det finns ingen övre eller undre gräns för storleken på Egeninsatser. Om den specifika budgetposten behöver ändras gäller befintligt avtalsvillkor för budgetändring av Sidas avtal. Detta ska godkännas av Sida.
• Krav på Egna medel på 15 % på dessa medel gäller, enligt befintliga villkor för avtalet mellan Sida och samarbetspart.
• I den årliga narrativa rapporten krävs särskild rapportering i form av en lista över de projekt som har ingått i budgetposten för Egeninsatser. I listan ska följande specificeras: namn på projekt, belopp, projektperiod, namn på givare samt ev. datum för givarens godkännande av slutrapport och eventuell återbetalning.
• Årlig rapportering gällande resultat för projekten rapporteras på samma sätt som resultat kopplade till övrig verksamhet inom programmet. Dessa medel ingår även i ordinarie finansiell rapportering samt revision.
• Samarbetsparten ansvarar för att rapportering till givare sker enligt avtal med aktuell givare.
• Egeninsatserna inkluderas i samarbetspartens slutrapport till Sida inom befintligt avtal under CSO-anslagsposten. Om projekten fortsätter efter att aktivitetsperioden för avtalet mellan Sida och samarbetsparten löper ut, så bör slutrapporten omfatta rapportering av Egeninsatserna fram till aktivitetsperiodens slut. Det måste i så fall framgå i slutrapporten till Sida att projekten fortsätter men att Sidas medel är förbrukade.
• Ett avtalsvillkor införs rörande rapportering och återbetalning av medel. Om samarbetspartens avtal med Sida tar slut kan inga ytterligare medel fås från CSO-anslagsposten för återstoden av projektet inom befintligt avtal. Om nytt avtal ingås med Sida så kan projektet ingå i det nya avtalet för återstoden av projektet.
• En granskningspunkt läggs in i uppdragsbeskrivningen för revision där revisorn ges i uppdrag att granska och bekräfta att samarbetsparten följer avtalet med givaren vad gäller rapportering och slutförande av projektet.
• Avvikelsehantering ska hanteras på samma sätt som för hela Sida-avtalet. Skillnaden är att EU normalt följer upp hanteringen av dessa ärenden och Sida behöver endast hållas informerad samt eventuellt ställa återkrav. För övriga givare behöver det stämmas av vem som ansvarar för utredningen. Detta innebär att avvikelseärenden kopplade till Egeninsatser även ska ingå i den årliga sammanställningen till Sida.

Se Sidas vägledning gällande Budget och Finansiell rapportering för program samt  Budget och Finansiell rapportering för kärnstöd.

Budget and financial reporting: Project/Programme support

Budget and financial reporting: Core support

Ytterligare förtydliganden:

• Den finansiella rapporteringen ska vara undertecknad fysiskt av en behörig företrädare för samarbetsparten. Särskilda krav på redovisning framgår av avtalet.
• Den finansiella rapporten ska, för att möjliggöra analys och jämförelse, upprättas i samma format och med samma detaljnivå som den avtalade budgeten, samt omfatta avvikelser i form av belopp eller procenttal under samma period som den narrativa rapporten. Om budgeten har reviderats under avtalsperioden ska både den av Sida senast godkända budgeten och den ursprungligt avtalade budgeten redovisas i separata kolumner. Kostnader ska alltid rapporteras mot den senast godkända budgeten.
• Om budget och finansiell rapport sker i annan valuta än svenska kronor ska växelkursen tydligt specificeras. Beloppet som mottagits från Sida ska specificeras i både rapporteringsvaluta och svenska kronor.
• Den finansiella rapporten ska redovisa ingående balans, utgående balans, outnyttjade Sida-medel, erhållen ränta, valutakursvinster/förluster, [4] samt eventuella oredovisade medel från genomförandeparter vid rapporteringstillfället. Vid slutrapportering måste det tydligt framgå om det finns finansiella rapporter och revisionsrapporter från genomförandeparter i efterföljande led som inte är inkluderade i slutrapporteringen (gäller de som vidareförmedlar).
• Detaljnivån avseende uppställningen av budget och finansiell rapportering i efterföljande led bör utgå från samarbetspartens system. Samarbetsparten har ansvar för att budgetanalys görs i hela programmet och i efterföljande led för att säkerställa kostnadseffektivitet.
• Egeninsatsen för samarbetspart baserad i icke-ODA-land ska i slutet av avtalsperioden uppgå till minst 15 % av totala budgeten [5] eller högre om så är avtalat. Den årliga egeninsatsen ska vara enligt godkänd budget för innevarande år.
• Nyckeltal enligt avsnitt Nyckeltal (under avsnittet BUDGET) ska rapporteras årligen tillsammans med den finansiella rapporten.

Exempel på hur budget och finansiell rapportering kan ställas upp finns i bilaga 2

[4] I enlighet med Sidas vägledning för hantering av valutakursvinster och valutakursförluster.

[5] Variationer över åren kan förekomma.

Sida bedömer, enligt gällande regelverk, all verksamhet utifrån ett antal centrala områden, däribland fred och konflikt. För vägledning, se Sidas toolbox för Fred och konflikt:

Peace and conflict toolbox

 

Verksamhet i skärningspunkten mellan humanitärt stöd och långsiktigt utvecklingsbistånd kan finansieras av CSO-strategin.  En betydande del av verksamheterna som finansieras av strategin äger rum i fragila kontexter där risken är hög för kris och konflikt. Det kan vara motiverat att inom strategin finansiera aktiviteter som syftar till förebyggande verksamhet, tidig återhämtning och/eller kapacitetsutveckling för civilsamhällesorganisationer i humanitära kontexter och kriser det vill säga verksamhet som stärker synergier mellan humanitärt bistånd, fredsbyggande och utvecklingssamarbete.

Det är en viktig prioritering för Sida att stärka samspelet mellan det humanitära biståndet, utvecklingssamarbetet och fredsinsatser (Humanitarian-Development-Peace (HDP) nexus [6] i fragila kontexter. Utvecklingssamarbetet bör bidra proaktivt till att förebygga kriser och sårbarhet, samt stärka kapacitet att hantera och återhämta sig från dessa kriser.

Medel från CSO-strategin kan användas på två sätt för att främja en nexus-ansats: (i) som en integrerad del av den ordinarie ansökan till Sida, eller (ii) som en omställning av verksamhet under pågående avtal genom omfördelning av redan beviljade medel, normalt sett på grund av en plötslig kris eller katastrof som föranleder samarbetsparter att inleda tillfällig humanitär verksamhet.

Sida förväntar sig att samarbetsparter beaktar följande i sin bedömning, både vad gäller möjligheten till integrering i ordinarie ansökan och till omställning av pågående verksamhet:

• Även i humanitära kontexter ska verksamhet genomsyras av de fyra principerna om deltagande, icke-diskriminering, ansvarsutkrävande och öppenhet, samt beakta konfliktkänslighet (Do No Harm), jämställdhet och klimat och miljö. Se avsnitten om FRED OCH KONFLIKT, JÄMSTÄLLDHET,  MILJÖ OCH KLIMAT och MÄNSKLIGA RÄTTIGHETER.
• Humanitärt stöd ska vägledas av humanitära principer om humanitet, opartiskhet, oberoende och neutralitet, följa internationella standarder, samt ingå i humanitär samordning. Allokeringen av medel ska ske utifrån omfattningen och allvarlighetsgraden av de humanitära behoven. Därför kan verksamhet i skärningspunkten till det humanitära endast finansieras inom ramen för CSO-strategin i de två fall som specificeras enligt nedan.
• Stödet ska koordineras med andra eventuella finansiärer.

i. Verksamhet integrerad i ordinarie ansökan

För verksamhet som inkluderas i ordinarie ansökan skall kopplingen till CSO-strategins två målområden vara tydliggjord. Verksamheten ska därför i första hand syfta till att stärka kapacitet hos civilsamhällesorganisationer i utvecklingsländer, och/ eller skapa förutsättningar för civilsamhällesaktörer i utvecklingsländer att verka.

Ansökan ska inte inkludera aktiviteter som ingår i FN-samordnade humanitära responsplaner (Humanitarian Needs and Response Plans). Däremot beaktas ansökningar som syftar till att öka resiliens och på sikt förebygga eller minska humanitära behov hos krisdrabbade människor som även får humanitärt stöd, i linje med Sidas HDP-nexus-ansats. Ansökningar beaktas också för verksamhet som riktar in sig på krisdrabbade geografiska områden och målgrupper som inte längre ingår i humanitära responsplaner, och där utvecklingssamarbetet har en viktig roll i att förebygga förvärrade humanitära behov och/eller syftar till återuppbyggnad.

Exempel på verksamhet som kan inkluderas:

• Aktiviteter som syftar till kapacitetsutveckling och samordningsstöd för lokala och nationella organisationer för att bättre kunna möta behoven hos drabbade befolkningar och rusta lokala och nationella aktörer inför framtida humanitära insatser. Särskilda möjligheter till synergier med den humanitära strategin finns inom skydd, lokalt ledda insatser, förebyggande åtgärder och innovation.
• Aktiviteter som syftar till långsiktigt katastrof- och riskberedskapsarbete samt klimatanpassning i sårbara samhällen, såsom institutionsutveckling, tidiga varningssystem och integrering av risker i utvecklingsplanering.
• Förebyggande åtgärder såsom att stärka skydd, inkomstgenererande aktiviteter (livelihoods), trygg livsmedelsförsörjning (food security), grundläggande samhällsservice, inklusive utbildning och informationsspridning med koppling till krisen eller katastrofen i syfte att minska humanitära behov.
• I syfte att stötta kvalitets- och transparensarbete kan svenska civilsamhällesorganisationer som får medel inom CSO-strategin inom ramen för del två söka upp till 80% av sina kostnader för kvalitetscertifieringen Humanitarian Quality Assurance Initiative (HQAI).
• Ansökan ska tydliggöra hur aktiviteterna kompletterar och stärker synergier och möjliga effekter i förhållande till en HDP-nexus-ansats.

i i. Omställning av verksamhet under pågående insats

Vid plötsliga eller förvärrade kriser som påverkar Sidas samarbetsparters och genomförandeparters verksamhet, samt de lokalsamhällen där verksamheten bedrivs, kan medel beviljade under CSO-strategin omfördelas för att möta uppkomna humanitära behov. Syftet med omställning är att säkerställa att samarbets- och genomförandeparter kan fortsätta bedriva relevant verksamhet till förmån för krisdrabbade människor där de redan är, samt att skydda utvecklingsvinster.

Omfördelning av medel förväntas avse en tillfällig omställning, eller så länge det extraordinära läget varar. Om en organisations verksamhet ändrar karaktär mer permanent mot att bli humanitär kan finansiering sökas från det humanitära anslaget.

Verksamheten ska genomföras av befintliga genomförandeparter till Sidas samarbetsparter. Syftet är inte att organisationer ska ändra geografiskt fokus eller målgrupp när en humanitär kris uppstår, utan organisationer förväntas återgå till ett fokus på mer långsiktiga resultat så snart omständigheterna tillåter.

Exempel på verksamhet vid omställning:

• Åtgärder som syftar till att agera tidigt eller föregripande [7] (så kallad early/anticipatory action) på varningssignaler som riskerar att utvecklas till att bli en chock eller mindre kris i det område där projektet verkar, genom att direkt sätta in insatser som stärker kapacitet att hantera den uppkomna krisen. På detta sätt kan projektets utvecklingsvinster skyddas, och insatsen kan fortsätta och uppnå sitt mål.
• Aktiviteter som snabbt kan anpassas eller skalas om för att hantera akuta behov vid en kris, exempelvis genom tillfälliga kontantstöd och eller nödartiklar utöver livsmedel, tillfällig anpassning av eventuella pågående inkomstgenererande aktiviteter och trygg livsmedelsförsörjning, integrering av skydd i insatsen, utökande av socialförsäkringssystem [8] skydd eller riktade riskreducerande åtgärder.

Vid tillfälliga aktiviteter av humanitär karaktär är det viktigt att samarbetsparter tar ansvar gentemot påverkad befolkning (Accountability to Affected Populations) och främjar lokalt ägarskap [9], samt samordnar sig med övriga humanitära aktörer inom ramen för etablerade strukturer.

Sidas samarbetsparter ska säkerställa att verksamheten som ställs om ryms inom CSO-strategin, utifrån dessa riktlinjer. Vid tveksamheter uppmanas samarbetsparter att konsultera Sida. Vid tillfälliga aktiviteter av humanitär karaktär bedömer Sida i efterhand om omställningen är enligt riktlinjerna.

Information om omfördelning av medel ska inkomma till Sida i samband med omställning. Informationen ska vara kortfattad och bör innehålla följande:

• uppskattat belopp som planeras att omfördelas
• land/region där verksamheten ska genomföras och av vilken/vilka genomförandeparter
• övergripande beskrivning av aktiviteter och en kortfattad riskanalys
• kortfattad redogörelse för hur utfasning av stödet ska ske

Kortfattad rapportering av verksamhet som ställs om ska ingå i organisationens ordinarie narrativa rapportering till Sida. Det krävs ingen anpassning av den årliga finansiella rapporten och revisionsrapporten till Sida, utan dessa ska göras enligt avtal och godkänd budget. Totalt utfall av hela avtalade budgeten med Sida, inklusive det belopp som har omfördelats till den omställda verksamheten, ska inkomma till Sida.

[6] För mer information om HDP-nexus samt exempel på vilken typ av verksamhet som Sida anser ingår i en HDP-nexus ansats, Sidas HDP-nexus vägledning:

Humanitarian Development Peace Nexus

[7] För mer information, se Sidas:

Humanitarian Brief: Anticipatory Action

[8] Engelska ”social protection”

[9] Se vägledning:

Brief on locally-led Humanitarian Action

 

Sida är en statlig myndighet. Alla meddelanden som skickas till eller skapas och förvaras hos en statlig myndighet blir allmänna handlingar enligt tryckfrihetsförordningen (1949:105). Eftersom Sida är skyldig enligt lag att bevara allmänna handlingar kan dessa enbart raderas i särskilda fall. Även information som inkommer muntligen kan behöva antecknas och sparas.

Informationssäkerhet är viktig för att skydda verksamhet, tillgångar och enskilda individer från skada. Det gäller särskilt för samarbete med partner i repressiva kontexter. Sidas partner kan vid behov anonymisera dokument som t.ex. partnerlista och avvikelseärenden eller ta bort annan känslig information innan den skickas in till Sida. Om känslig information behöver kommuniceras till Sida kan lämplig metod väljas baserat på informationens känslighet efter samråd med kontaktperson på Sida. Digital kommunikation sker i många av dessa fall via SecureAppbox eller Signal, men ibland kan fysiska möten vara nödvändiga. Vid osäkerhet om hur information ska förmedlas till Sida, kontakta ansvarig handläggare. Förmedla aldrig känslig information via vanlig e-post eller vanliga telefonsamtal.

Eftersträva alltid att minimera mängden personuppgifter som kommuniceras till Sida. Rapportera endast in relevanta uppgifter för ändamålet. Läs mer om GDPR och Sidas integritetspolicy:

Användning av personuppgifter

Offentlighetsprincipen innebär att alla har rätt att ta del av allmänna handlingar. Det betyder att om någon ber Sida om att få se en allmän handling så kan myndigheten komma att lämna ut den. Först genomförs en sekretessprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Sida kan aldrig garantera sekretess i förväg, oavsett hur informationen kommuniceras med myndigheten. Sekretessprövning görs av Sida varje gång en handling begärs utlämnad (inte när handlingar inkommer till Sida). Utlämning av allmänna handlingar måste alltid ske skyndsamt. Vid behov kan Sida efterfråga fakta från en samarbetspart som stöd för att kunna göra en sekretessbedömning, men det får inte fördröja utlämningsärendet. Även om Sida beslutar att viss information ska hållas hemlig så kan även den informationen senare behöva lämnas ut eftersom Sidas beslut om sekretess kan överklagas och slutligen avgörs i domstol.

Lagstöd krävs alltid för att Sida 0ska kunna hävda sekretess. Exempel på sekretessbestämmelser som tillämpas i Sidas verksamhet är:

• Utrikessekretess (15:1 OSL)
• Utlännings säkerhet (21:5 OSL) [10]
• Utredningssekretess (18:3 OSL)
• Affärs- och driftförhållanden i internationellt bistånd (31:24 OSL)

[10] Enligt 21 kap 5 § gäller sekretess för uppgift som rör en utlänning, om det kan antas att röjande av uppgiften skulle medföra fara för att någon utsätts för övergrepp eller lider annat allvarligt men som föranleds av förhållandet mellan utlänningen och en utländsk stat eller myndighet eller organisation av utlänningar.

Sida kräver att alla samarbetsparter publicerar öppna data om Sida‑finansierade program i enlighet med standarden från International Aid Transparency Initiative (IATI).

Samarbetsparter förväntas följa den allmänna vägledningen för IATI‑rapportering som finns tillgänglig på sida.se:

Openaid – transparent development cooperation.

Där beskrivs syftet med IATI, strukturen i datastandarden samt Sidas förväntningar när det gäller publiceringsfrekvens och datakvalitet. För mer detaljerad information, se IATI guidelines for partners:

IATI guidelines for partners

För mer information om IATI, besök den officiella IATI-webbplatsen:

About IATI

För samarbetsparter med avtal inom CSO‑strategin lägger Sida särskild vikt vid transparens i vidareförmedling av medel till genomförandeparter. IATI‑rapporteringen ska därför inkludera:https://share.sida.se/samarbeta/civsam/Styrdokument/Arb.mapp%20uppd.%20Riktlinjer%202026/Version%20f%C3%B6r%20publicering%20p%C3%A5%20webben/Bilaga-4.-Checklista-IATI-rapportering-3.pdf

• Information om genomförandeparter samt hur mycket medel som har betalats ut till dem per år.
• Data ska även innehålla information om bland annat fördelning per land, region och sektor.

För mer information och vägledning om hur rapportering till IATI ska ske inom CSO‑strategin, se bilaga 4.

Sida bedömer, enligt gällande regelverk, all verksamhet utifrån ett antal centrala områden, däribland jämställdhet. För vägledning kring jämställdhet och jämställdhetsintegrering, se:

Gender Equality 2020

Faktablad om jämställdhetsanalys:

Gender Analysis – Principles & Elements

Sidas Gender Toolbox:

Gender Toolbox

Sida definierar korruption som missbruk av förtroende, makt eller position för otillbörlig vinning. Korruption kan bland annat innefatta mutor, bedrägerier, förskingring, intressekonflikter och nepotism. Oegentligheter är ett bredare begrepp som innefattar avtalsbrott och regelöverträdelser som inte nödvändigtvis faller inom definitionen korruption. Oegentligheter innefattar även missförhållanden såsom mobbing, trakasserier, repressalier och sexuella utnyttjanden, övergrepp och sexuella trakasserier (SEAH).  Sidas förhållningssätt till korruption och andra oegentligheter som återspeglas i Sidas anti-korruptionsregel är att: alltid förebygga, aldrig acceptera, alltid informera och alltid agera. Se mer angående Sidas arbete mot korruption och andra oegentligheter:

Sidas arbete mot korruption och andra oegentligheter

Rapportering till Sida

Typ av ärenden som ska rapporteras

Enligt avtal ska alla misstankar om korruption och andra oegentligheter rapporteras omgående till Sida. Det gäller även all annan slags användning av medel som inte är i enlighet med avtal.

Avvikelser omfattar även till exempel försenad rapportering trots påminnelser, att kostnader saknar underlag eller förekomst av kostnader utanför den godkända budgeten.  Anklagelser om sexuellt utnyttjande, sexuella övergrepp och trakasserier (SEAH) ska också rapporteras till Sida enligt avtal. Rapportering ska ske på ett sätt som inte riskerar säkerheten för berörda personer.

Avvikelseärenden kan också gälla etiska frågor och värderingar. Sida har tillsammans med sina samarbetsparter en kontinuerlig dialog om dessa frågor. Avtalsmässigt är det svårt att täcka in alla tänkbara situationer som kan uppstå. Öppenheten förutsätter att så snart det uppstår utmaningar eller misstankar om oegentligheter eller etiska frågor är båda parter skyldiga att informera och ta upp detta för dialog.

Observera att i de fall en genomförandepart mottar medel från Sida i form av kärnstöd ska samtliga avvikelseärenden rapporteras till Sida, då det är en finansiering av hela verksamheten.

Rapportering av avvikelseärende

Samarbetspart har enligt avtal informationsplikt till Sida så snart ett avvikelseärende uppstått. Det är bättre att informera ”för tidigt” och sedan avskriva ärendet om det visar sig att det inte fanns belägg för misstankarna. Det kan vara relevant att rapportera om avvikelser inom organisationens verksamhet även om Sidas medel inte är involverade, till exempel vid korruption på chefsnivå.

Ett ärende ska alltid rapporteras till Sida. Anmälan om avvikelse i ett projekt/program kan ske via särskild mall, se bilaga 5. Fyll i all tillgänglig information under rubrikerna ”Basfakta” och ”Bakgrund” vid första rapporteringstillfället.

Uppdateringar i ett ärende ska ske löpande då ny och för ärendet väsentlig information framkommit genom att uppdatera mallen. Uppdatera informationen kontinuerligt under ”Vidtagna och planerade åtgärder” i kronologisk ordning. Sida behöver ett gediget underlag för att kunna bedöma samarbetspartens hantering av ärendet samt fatta ett välinformerat beslut om vidare åtgärder.

Årlig rapportering av avvikelseärenden

Utöver rapporteringen av varje enskilt ärende som gäller alla samarbetsparter så ska samarbetsparter som vidareförmedlar och har Sida-bidrag på mer än 5 miljoner kronor per år även rapportera en sammanställning av avvikelseärenden årligen. Samtliga under året rapporterade eller hanterade avvikelser ska årligen listas och lämnas till Sida per den 15 januari. Listan ska innehålla uppdaterad information om hanterade ärenden samt dess status (även om de stängts under året). Uppgifter om namn på genomförandeparter och eventuell annan känslig information kan anonymiseras vid behov. Kontakta Sida om ytterligare vägledning behövs.

Ärenden som gör att användning av bidrag inte kan rapporteras till Sida enligt avtal, ska alltid rapporteras under ”Ännu ej redovisad projektrapportering” i den finansiella årsrapporten, se bilaga 2. Denna rapportering ska innehålla berörd genomförandepart, land, år och totalt projektbelopp, samt oredovisat belopp.

Hantering av ärendet

Samarbetspartens ansvar för ärendet

Samarbetsparten har det fulla ansvaret för att hantera avvikelseärenden och att tillämpa sina interna system och rutiner, men konsulterar vid behov Sida under processens gång.

Huvudregeln är att misstänkt korruption eller annan oegentlighet ska utredas oavsett vilket belopp som misstänks ha missbrukats. Fall av SEAH ska alltid rapporteras in, men på ett sätt som skyddar de involverades identitet. Vilken typ av utredning som är lämplig bedöms från fall till fall. Hur allvarlig misstanken tycks vara vägs in. Ibland kan även ärenden som initialt bedöms gälla små belopp vid utredning visa sig vara betydligt större. Att det är ett lågt belopp är inte alltid skäl för att avstå från t.ex. en forensisk revision.

Forensiska revisioner eller andra utredningsrapporter delas med Sida på begäran. Sida kan även, utöver samarbetspartens egen utredning, genomföra en särskild granskning av ärendet. Om ärendet gäller samarbetspartens organisation (huvudkontor/regionkontor/landkontor) ska Sida involveras i utredningen och avgöra om Sida eller samarbetsparten är bäst lämpad att driva utredningen. I fall då Sida driver utredningen bär Sida kostnaden för denna.

Sidas ansvar för ärendet

Sida har ett tydligt uppdrag att utreda när medel använts på otillbörligt sätt. Sida strävar efter att hantera utredningarna så enhetligt som möjligt.

En bedömning görs av samarbetspartens hantering av ärendet, och Sida kommunicerar om särskilda åtgärder rekommenderas. Sidas handläggare kan även bistå med råd om lämplig hantering av ärendet, genom korruptionsutredare, jurister och annan expertis.

Lämpliga åtgärder vid misstanke om korruption

Det är viktigt att avsätta resurser till alla åtgärder som kan föra ärendet framåt. Huvudregeln är att rättsliga åtgärder ska vidtas vid misstanke om korruption. Anmälan till polisväsendet är ett av flera exempel på sådana åtgärder.

Åtgärder att alltid ta ställning till vid misstanke och utredning är:

• Att stoppa vidare utbetalningar till genomförandeparter tills ärendet är utrett. Det är rimligt att en misstanke på något sätt bekräftas innan åtgärden att frysa utbetalningarna tas. Detta för att undvika falsk ryktesspridning och smutskastning som kan få stora konsekvenser. Bedömning måste göras vid varje enskilt fall.
• Att stänga av person, om ärendet rör anställd på organisationen.
• Att lämna skriftlig påminnelse, inklusive tydlig deadline, för rapporteringen. Informera i påminnelsen om vad som kommer att ske om rapportering inte inkommer.
• Att göra en internutredning av ärendet, för att klargöra vad som har skett.
• Att göra en externutredning av ärendet, för att klargöra vad som har skett. Detta kan till exempel röra sig om en extra revision med ett särskilt uppdrag att granska vissa underlag mer noggrant eller en forensisk revision för att klargöra om bevis för misstänkta oegentligheter finns.
• Att bedöma i vilken utsträckning aktiviteter har ägt rum enligt plan och avtal, och vad som styrker detta (om finansiell rapportering inte är godkänd).
• Att ta hjälp av lokal kompetens för att få råd i vilka åtgärder som är möjliga att vidta i den aktuella kontexten, till exempel lokala jurister, revisorer, andra civilsamhällesorganisationer på plats eller personal på ambassaden. Om utlandsmyndigheten i det aktuella landet kontaktas, så ska ansvarig handläggare på Sida informeras om detta.

Åtgärder att alltid ta ställning till vid bekräftad misstanke:

• Skriftligt återbetalningskrav, med hänvisning till att avtal inte har hållits. Det bör inkludera tydlig deadline, samt information om vad som kommer att ske om återbetalning inte inkommer.
• Anmälan till kronofogdemyndighet, om återbetalning inte har skett.
• Polisanmälan, om brottsmisstanke föreligger. Kopia på polisanmälan bör bifogas rapporteringen till Sida.
• Anmälan av civilrättsligt mål, om det rör sig om avtalsbrott.
• Anmälan till relevant anti-korruptionsbyrå, myndighet för registrering av civilsamhällesorganisationer eller dylikt.
• Har organisationen ifråga gått i konkurs/likviderats ska bevis för detta hämtas in, kopia bör bifogas rapporteringen till Sida.
• Kontakta eventuella andra givare och informera om ärendet.

Om någon åtgärd inte är möjlig/lämplig, ska samarbetspart motivera detta i sin rapportering till Sida. Undantag från huvudregeln att vidta rättsliga åtgärder bedöms från fall till fall. Kostnad eller begränsade utsikter att få tillbaka pengarna utgör i normalfallet inte skäl att avstå rättsliga åtgärder. Faktorer såsom säkerhet, risk för repressalier eller orimligt höga straff, eller ett rättsosäkert och korrupt rättsväsende kan vägas in vid en rimlighetsbedömning.

För att finansiera en utredning av ett ärende, är det möjligt att begära Sidas godkännande för omfördelningar i den avtalade budgeten, enligt de regler som stipuleras i avtalet.

Forensisk revision

Forensisk revision är ett verktyg för att säkra bevis i en utredning, men det kan finnas andra verktyg att använda för att utreda oegentligheter, t.ex. uppföljningsresa eller extra revision med särskilt uppdrag att granska vissa underlag. Utsikterna för framgång i en rättslig prövning bör bedömas vid val av utredning.

Ska en extern utredning tillsättas (t.ex. forensisk revision) kan utkast på uppdragsbeskrivningen vid behov skickas till Sida för godkännande. Förfrågan om godkännande av uppdragsbeskrivningen ska skickas till handläggare som ska svara senast inom en vecka om inget annat har överenskommits. Om Sida inte svarar inom givet spann kan uppdragsbeskrivningen anses godkänd.

Avsluta ett ärende

Ett ärende kan slutrapporteras till Sida på två sätt:

1. Samarbetsparts utredning visar att misstankarna inte kan bekräftas. Sida ska bekräfta att ärendet är avslutat.
2. Samarbetsparts utredning bekräftar att det finns en avvikelse. Eventuella involverade medel är att betrakta som orapporterade till Sida.

I båda fallen ska samarbetsparten lämna en slutredogörelse över ärendet till Sida så snart man anser ärendet vara slutbehandlat genom att uppdatera i enlighet med mallen. Vid bekräftade avvikelser ska ”Vidtagna” och ”Planerade” åtgärder uppdateras i mallen.

Återkrav

Vid alternativ 2) tar Sida ställning till informationen i den inkomna slutredogörelsen av ärendet beslutar om hur stort belopp samarbetsparten är återbetalningsskyldig till Sida. Forensiska revisioner eller andra utredningsrapporter ska delas med Sida på begäran. Om samarbetsparten föreslår ett belopp för återbetalning måste Sida kunna verifiera det utifrån underlag. Växelkurs som gällde då avvikelseärendet uppstod ska användas för att konvertera till svenska kronor. Vid återkrav görs avdrag för egeninsats för samarbetsparter baserade i icke-ODA-land enligt den procentsats som gällde det året som avvikelse uppstod.

Grundregeln är att belopp som använts utanför avtalade syften eller som inte kan stödjas med underlag ska återkrävas och återbetalas till Sida. Avvikelser som beror på yttre händelser utanför samarbetspartens kontroll, såsom naturkatastrofer eller åtgärder från repressiva regimer, t.ex. konfiskerad dokumentation, kan undantas från återkrav.

Vid kärnstöd görs, om inte specifika summor går att identifiera, en proportionell uppskattning.

Sida bedömer, enligt gällande regelverk, all verksamhet utifrån ett antal centrala områden, däribland miljö och klimat. För väglednings kring den obligatoriska miljöbedömningen med mera, se Green Toolbox och särskilt avsnittet Methodological support:

Green Toolbox

Sida bedömer, enligt gällande regelverk, all verksamhet utifrån ett antal centrala områden, däribland mänskliga rättigheter. För vägledning, se verktygslådan Human Rights Based Approach – rättighetsperspektivet:

Human Rights Based Approach – rättighetsperspektivet 

Rekvisition ska skickas in till Sida enligt gällande avtal.

Förutsättningar för att Sida ska betala ut medel är att:

• Det finns ett undertecknat, giltigt avtal och att utbetalningen görs i enlighet med villkoren för utbetalning i avtalet [11].
• Ett aktuellt bankintyg [12] finns tillgängligt hos Sida.
• En rekvisition har inkommit till och ska vara ställd till Sida.
• Rekvisitionen är fysiskt signerad av behörig firmatecknare och skannad kopia skickas per e-post.
• Det finns ett underlag som visar på medelsbehov (gäller inte första utbetalningen).

Bankintyg

Inför första utbetalningen ska ett bankintyg skickas till Sida som då registrerar bankinformationen. Det gäller alla nya avtal oavsett om samarbetspartner har ingått avtal tidigare med Sida.

Bankintyg är ett dokument utfärdat av banken som intygar att kontohavaren innehar det bankkonto som bankintyget avser.

Bankintyget ska:

• Vara från innevarande eller föregående år.
• Minst innehålla kontohavare, kontonummer eller IBAN-nummer, SWIFT-adress, kontots valuta samt eventuell bankkod såsom clearingnummer (Sverige) eller ABA/Fedwire/Routing-nummer (USA).
• Vara på svenska eller engelska.

För utbetalning till bankgiro eller plusgiro behöver Sida motta en utskrift från Bankgirots respektive Plusgirots hemsida. På utskriften ska det tydligt framgå att det är betalningsmottagaren som innehar bankgirot eller plusgirot som utbetalningen avser.

Utformning av rekvisition

Beloppet som rekvireras under innevarande år kan variera mellan de två rekvisitionerna, d.v.s. vara större eller mindre beroende på aktuellt medelsbehov.

Rekvisitionen ska inkludera:

• Adressering till Sida.
• Specifikt datum.
• Specifikt belopp.
• Kontonummer och/eller IBAN med BIC eller SWIFT-kod, bankens namn och kontoinnehavare. OBS! Dessa uppgifter ska stämma överens med bankintyget.
• Signatur (fysiskt) av en behörig person, till exempel en chef med budgetansvar eller annan företrädare för samarbetsparten som har rätt att skriv på rekvisitioner, enligt delegationsordning eller firmatecknare. Se nedan vad gäller delegationsordning och firmatecknare.
• En bekräftelse på att verksamheten genomförs i enlighet med avtalet.
• Den undertecknade rekvisitionen ska skannas och mejlas till Sidas ansvariga handläggare i PDF-format.
• Se Artikel 5 ”Utbetalningar” i avtalet Särskilda villkor för mer information.

Se bilaga 6 ”Mall för rekvisition” (ej obligatorisk). Se även bilaga 7  för vad Sida kontrollerar innan utbetalning till samarbetspart kan göras. Det enda underlag som behöver bifogas den första rekvisitionen är bankintyg och delegationsordning/firmatecknare.

Delegationsordning eller firmatecknare

Rekvisitionen undertecknas av behörig person. Delegationsordning eller specifikt underlag som styrker behörighet att signera rekvisition ska inlämnas vid första utbetalningstillfälle.

Efterföljande rekvisitioner

Efterföljande utbetalningar görs utifrån medelsbehov för kommande period. Med medelsbehov avses kostnader för den kommande perioden, minus medel från andra finansieringskällor som finns tillgängliga för programmet under samma period. Medelsbehovet ska finnas dokumenterat tillsammans med en förenklad finansiell rapport för projektet/programmet och med referenser till den senast godkända arbetsplanen och budgeten. Den förenklade finansiella rapporten ska visa ingående saldo, utbetalningar för senaste rekvisitionsperioden och eventuella oanvända medel.

Om relevant, kan även budgeten för innevarande år revideras och biläggas rekvisitionen. Reviderad budget ska innehålla uppskattad ingående & utgående balans, samt jämförelse med senaste godkända budget. Förändringarna ska motiveras. För godkännande av budgetrevidering behöver en uppdaterad budget för hela avtalsperioden inkomma.

Vanligtvis är den andra årliga utbetalningen villkorad mot att verksamhetsrapporten, finansiella rapporten och revisionsrapporten har inkommit och godkänts av Sida, med undantag för aktivitetsperiodens första år. Ytterligare avtalsvillkor kan förekomma vilka måste vara uppfyllda för att Sida ska kunna genomföra utbetalningen.

Se även bilaga 7 ”Checklista för rekvisition”.

Efter utbetalning

Efter att medel mottagits på samarbetspartens bankkonto ska mottaget belopp och datum för när pengarna mottogs skickas till Sida via e-post.

Särskilt gällande utgående balanser

Samarbetsparten ska visa på ett medelsbehov fram till nästa rekvisition. Första rekvisitionen ska täcka perioden fram till andra rekvisitionen. Rekvisitionerna vid de olika tillfällena kan variera i storlek utifrån motiveringen av medelsbehovet. Preliminära balanser ska inkluderas när medelsbehovet beräknas. Om balanserna anses var orimligt stora kan Sida besluta att betala ut ett mindre belopp.

[11] Artikel 5 Villkor för utbetalning i Allmänna villkoren samt artikel 5 Utbetalningar i Särskilda villkoren anger vad som krävs för att en utbetalning ska kunna göras.

[12] Görs vid första rekvisitionen första året efter att avtalet har skrivits på eller vid behov om uppgifterna ändras. Betaluppgifterna i bankintyget måste stämma överens med de bankuppgifter som finns i rekvisitionen.

Detta avsnitt rörande antidemokratisk verksamhet kommer att kompletteras när Sida har tagit fram en vägledning för samarbetsparter:

Frågor och svar om stärkt kontroll av antidemokratisk verksamhet

Sida föreskriver inte någon specifik modell eller metod för resultatstyrning. Mål och förväntade resultat måste vara uppföljningsbara, men detta kan utformas på olika sätt. Läs mer i vägledningen för organisationer som söker om finansiellt stöd från Sida:

Vägledning för organisationer som söker om finansiellt stöd från Sida

Guiden Sidas´s Requirements for Annual Audit är ett komplement till avtalsvillkoren och avtalsbilagorna som stipulerar Sidas krav gällande extern revision. Ta del av den här:

Sida’s Requirements for Annual Audit

Ytterligare förtydliganden: 

• Revisorn ska signera den finansiella rapporten. Sida accepterar digital signering då revisionen är ett externt dokument som ges in till samarbetsparten. Notera dock att Sida inte accepterar digitalt signerade dokument som skapas av samarbetsparten, t.ex. management response behöver vara fysiskt påskriven om den inte ingår i revisionen.
• Angående tidsrapportering under ”Granskning enligt särskild överenskommelse”, SNT 4400, gäller följande: tid som läggs på ett projekt ska löpande dokumenteras. Samarbetsparten avgör vilken metod, system eller överenskommelse om procentandel som ska tillämpas. Utfallet ska löpande kontrolleras och godkännas av chef. Godkännande ska löpande dokumenteras. Eventuella avvikelser mot faktiskt utfall ska kunna korrigeras. Det ska finnas en koppling mellan redovisad tid och debiterad kostnad för projektet som kan verifieras av revisor.
• Om revision i efterföljande led gäller genomförandepart som får kärnstöd, är kravet en årsredovisning och en oreviderad finansiell rapport som ska vara signerad av revisor. Den oreviderade finansiella rapporten ska omfatta:
  • Organisationens samtliga intäkter.
  • En jämförelse mellan de faktiska kostnaderna för verksamheten för den aktuella rapporteringsperioden och budgeterade kostnader för samma period.
  • Information om ränta och/eller outnyttjade medel.
  • Redogörelse avseende avvikelser mellan den godkända budgeten och bokförda kostnader.
  • En förteckning över de eventuella belopp som har vidareförmedlats till andra parter om undantag har beviljats för vidareförmedling i mer än ett led.

 

Organisationer som får stöd genom CSO-strategin kan söka samordning och samverkan med verksamhet som finansieras av andra strategier i syfte att uppnå synergier och möjliggöra finansiering av insatser i gränslandet mellan två strategier. Detta är särskilt relevant i förhållande till det humanitära biståndet (se avsnittet om HUMANITÄR KONTEXT).

Organisationer som får stöd genom andra tematiska eller geografiska strategier ska i sina verksamhetsrapporter till Sida i möjligaste mån redogöra för hur synergier tillvaratas i verksamheten i förhållande till medel från CSO-strategin.

Det framgår i avtalet vilka upphandlingsregler som gäller. Om samarbetspartens upphandlingsregler bedömts vara i linje med Sidas upphandlingsriktlinjer kan de godkännas.

För de samarbetsparter som vidareförmedlar kan Sida även godkänna att genomförandeparters upphandlingsregler får användas under förutsättning att samarbetsparten har bedömt att de är i linje med Sidas upphandlingsregler. Om inte ska samarbetspartens eller Sidas upphandlingsregler användas. I avtalet framgår vad som gäller.

För att göra bedömning i efterföljande led så finns en checklista (se bilaga 8) för de viktigaste punkterna att tänka på. Dock ligger det på samarbetsparten att göra en helhetshetsbedömning genom att jämföra genomförandepartens regler med Sidas regel.

Samarbetsparten och genomförandeparterna får genomföra upphandling på andra språk än svenska och engelska om det är överenskommet. Det ska framgå i ett särskilt villkor i avtalet.

Avtalet anger om en utvärdering ska göras av programmet där Sida ska godkänna uppdragsbeskrivningen. Det är normalt ett krav i avtal med betydande vidareförmedling av medel och med mer än 5 miljoner kronor per år i Sida-bidrag.

Det kan t.ex. gälla en halvtids- eller slututvärdering. Samarbetsparten kan välja att göra ytterligare utvärderingar vid behov.

Då utvärderingsprocessen innebär möjlighet till gemensamt lärande och reflektion, bör Sida ges tillfälle att t.ex. ge synpunkter på utkast till utvärderingsrapport.

Samarbetsparter som vidareförmedlar medel ska årligen inkomma med en förteckning över utvärderingar genomförda inom programmet.

Här hittar du information och vägledning kring olika metoder för uppföljning av biståndet.

Metoder för uppföljning

Se Sidas vägledning för hantering av valutakursvinster och valutakursförluster här:

Guidelines on the handling of Currency Exchange Gains and Losses

Valutakurseffekter kan uppstå både inom samarbetspartens organisation (huvud-, region- och landkontor) och hos genomförandepart. Samarbetspart samt genomförandeparter ska rapportera dessa effekter. Valutakursvinst eller -förlust ska redovisas, oavsett redovisningsmetod på ett sätt som möjliggör revision. Om parterna endast redovisar ändrad intäkt (enligt cash accounting principle) så kan valutakursförändringen och hur det har hanterats redovisas i en not, för att möjliggöra granskning. Se avtalet med Sida om vilka krav Sida har gällande uppkomna valutakursvinster och/eller förluster.

Hantering av valutakurser innebär en finansiell risk. Samarbetsparten uppmanas att utveckla egna rutiner och arbetssätt för hantering av dessa risker.

Rapportering sker i linje med avtalet. Här kan du läsa om Sidas minimikrav på den narrativa rapporteringen:

Requirements for narrative reporting

För vissa samarbetspartners gäller förenklad verksamhetsrapportering. Detta anges i så fall i avtalet. Förenklad verksamhetsrapport innebär en kortfattad summering av verksamhetens genomförande genom en uppdaterad resultatmatris eller en uppdaterad resultatplan.

CSO-strategin anger att Sida ska utveckla riktlinjer för resultatuppföljning. Detta arbete pågår och detta avsnitt uppdateras senare under 2026 med tydlighet kring hur resultatrapportering från insatser kommer att bidra till Sidas rapportering gentemot strategins mål och enligt Sidas reviderade resultatmodell.

Vid vidareförmedling av medel från Sidas samarbetspart till genomförandeparter så behöver Sida följande information för sin bedömning:  

• Roll- och ansvarsfördelning mellan samarbetsparten (inklusive eventuella region- och landkontor) och dess genomförandeparter och samarbetspartens mervärde i insatserna.
• Övergripande beskrivning av antal och typ av genomförandeparter samt hur de väljs.

Vidareförmedling från samarbetsparten i mer än ett avtalsled ska som regel undvikas enligt CSO-strategin, men Sida får medge väl motiverade undantag. Vidareförmedling från Sidas samarbetsparter till genomförandeparter räknas som ett led. Vidareförmedling i ytterligare led behöver bedömas av Sida och kräver att Sida godkänner ett undantag. Det kan gälla:

1. Insatser som når aktörer i repressiva miljöer eller konfliktkontexter. Det handlar dock om en restriktiv tillämpning och gäller enstaka fall. Repression mot civilsamhället medför ibland behov av att ha ett extra led då direkt vidareförmedling inte är möjligt.
2. Insatser som når mindre, utsatta och kapacitetssvaga civilsamhällesaktörer, till exempel informella aktörer och gräsrotsrörelser som Sidas avtalspartner ibland inte har möjlighet att samarbeta med direkt. Även här görs en restriktiv tillämpning av undantag.
3. Vidareförmedling mellan två nationella organisationer som tillhör samma internationella federation eller sammanslutning av organisationer.

Informella aktörer

Stöd till informella aktörer [13] kan inte vidareförmedlas genom avtal och kräver därför inget undantag för vidareförmedling i mer än ett led. Stöd kan enbart ske genom ersättning mot kvitton och stöd i natura det vill säga att arbetstid, material eller utrustning ställs till förfogande. Sidas regelverk tillåter inte att informella aktörer får finansiellt stöd (annat än ersättning mot kvitto) eftersom avtal endast kan skrivas med juridiska personer.

Sida, samarbetsparten och andra aktörer inom strategin kan även stödja informella aktörer genom att verka för att deras röster hörs och att informella aktörer finns representerade där de kan påverka.

I vissa fall används en så kallad fiscal host [14] för att hantera stöd till informella aktörer. Vid användandet av en fiscal host så är det viktigt att samarbetsparten har ett formellt avtal med organisationen. Alla Sidas avtalskrav ska ställas på en fiscal host som tar emot Sida-bidrag. Samma krav gäller för rapportering och revision som för andra genomförandeparter. Vid eventuella undantag från revision krävs särskilt godkännande från Sida.

[13] En informell aktör är varken en juridisk eller fysisk person, det vill säga den kan inte ingå avtal, äga tillgångar eller ställas inför domstol. Den består dock ofta av fysiska personer som, även om de agerar åt en så kallad informell aktör, inte kan skyddas av den på det sätt som en juridisk person kan skydda sina företrädare. De fysiska personerna agerar då i juridisk mening i personlig kapacitet.

[14] Fiscal hosting är när en lagligt registrerad organisation (även kallad fiscal sponsor) hanterar pengar för en grupp, social rörelse eller ett projekt som inte har möjlighet eller önskan att registrera sig som en formell juridisk person.

Samarbetsparten ska i samband med kommunikation om verksamheten uppge att de (delvis eller helt) finansierats genom svenskt utvecklingsbistånd. Detta gäller även Genomförandeparter.

• Sverigelogotypen för främjande ska användas i generell kommunikation samt kommunikation som riktas till mottagare i det land där Projektet/Verksamheten genomförs.
• Sida-logotypen ska endast användas om ni riktar er till en svensk målgrupp.

Sidas logotyp eller Sverigelogotypen för främjande ska inte användas på ett sådant sätt att det kan uppfattas som att Sida eller Sverige har deltagit i framtagandet av materialet eller stödjer eventuella åsikter som presenteras.

Sidas logotyp eller Sverigelogotypen för främjande ska inte användas på ett sådant sätt att det kan uppfattas som att Sida eller Sverige har deltagit i framtagandet av materialet eller stödjer eventuella åsikter som presenteras.

Följande formulering kan användas i kombination med Sverige-loggan: Detta dokument har finansierats av Sida, Styrelsen för internationellt utvecklingssamarbete. Sida delar inte nödvändigtvis de åsikter som här framförs. Ansvaret för innehållet är uteslutande författarens.

Se vidare respektive webbplats:

Riktlinjer för Sverigelogotypen för främjande

Riktlinjer för Sida-logotyp